Проверка контрагента: должная осмотрительность, реестры и досье на партнёра

Проверка контрагента нужна не для галочки. Если партнёр окажется «технической» компанией, налоговая может снять расходы и вычеты по сделке, а деньги, перечисленные авансом, придётся возвращать через суд. Хорошо собранное досье снижает оба риска и служит доказательством, если спор всё же начнётся.

Разберём, что закон понимает под должной осмотрительностью, какие открытые источники смотреть, какие документы просить у партнёра и по каким признакам видна компания, которая сама ничего не исполняет.

Что требует закон

С 19 августа 2017 года главная норма — статья 54.1 НК РФ. Она устроена в три шага.

Первый — запрет искажать сведения о фактах хозяйственной жизни, чтобы уменьшить налог (пункт 1). Второй — два условия, при которых расходы и вычеты по сделке законны: основная цель сделки не налоговая, и обязательство исполнило лицо, которое является стороной договора или которому исполнение передано по договору или закону (пункт 2). Третий — защитная оговорка для налогоплательщика.

Понятие должной осмотрительности пришло из Постановления Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 № 53 «Об оценке арбитражными судами обоснованности получения налогоплательщиком налоговой выгоды». В пункте 10 сказано: нарушение контрагентом налоговых обязанностей само по себе не доказывает необоснованную выгоду, но выгода может быть признана необоснованной, если налогоплательщик действовал без должной осмотрительности и осторожности и ему должно было быть известно о нарушениях контрагента.

Вывод для практики: проверка нужна, чтобы подтвердить две вещи — партнёр реально существует и способен исполнить именно эту сделку, а вы выбирали его по деловым причинам.

Что смотреть в открытых источниках

Сведения государственных реестров о юрлицах и ИП открыты и общедоступны, за исключениями, названными в законе (пункт 1 статьи 6 Закона № 129-ФЗ). Лицо, добросовестно полагающееся на данные ЕГРЮЛ, вправе исходить из того, что они соответствуют действительности (пункт 2 статьи 51 ГК РФ).

Базовый набор проверки:

• ЕГРЮЛ или ЕГРИП — дата регистрации, адрес, директор, участники, виды деятельности, отметки о недостоверности сведений, сведения о реорганизации или ликвидации. Выписку получают в сервисе ФНС на её официальном сайте.
• Сервисы ФНС — сведения о налоговой отчётности, среднесписочной численности, задолженности по налогам, решения о приостановлении операций по счетам, массовые адреса и руководители.
• Картотека арбитражных дел — где компания истец, а где ответчик; иски о взыскании долга по договорам похожего вида говорят больше, чем их число.
• ЕФРСБ — единый федеральный реестр сведений о банкротстве, где публикуются сведения о процедурах (пункт 1 статьи 28 Закона о банкротстве).
• Реестр недобросовестных поставщиков — туда включают участников госзакупок, уклонившихся от заключения контрактов, и поставщиков, не исполнивших их (часть 2 статьи 104 Закона № 44-ФЗ).
• Реестр дисквалифицированных лиц — сведения открыты для всеобщего ознакомления (пункт 3 статьи 32.11 КоАП РФ). Проверьте директора.
• Банк данных исполнительных производств ФССП — часть сведений общедоступна (часть 3 статьи 6.1 Закона № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве»).

Коммерческие агрегаторы собирают эти данные в одном окне. Удобно, но для досье сохраняйте выписки и скриншоты первоисточников с датой.

Какие документы запросить у контрагента

Реестры отвечают на вопрос «существует ли компания». На вопрос «сможет ли она исполнить» отвечают документы, которые даёт сам партнёр. Разумный набор зависит от суммы и характера сделки:

1. Устав и документ о назначении директора.
2. Доверенность, если договор подписывает не директор.
3. Бухгалтерская отчётность за последний год.
4. Документы о ресурсах под сделку: аренда склада или офиса, техника, транспорт, персонал.
5. Лицензии, членство в СРО, сертификаты — если деятельность этого требует.
6. Сведения об опыте: аналогичные договоры, отзывы заказчиков, если партнёр готов их раскрыть.

Отказ дать базовые документы при крупной сделке — сам по себе сигнал. Его стоит зафиксировать письмом.

Проверка не разовая. При длительных отношениях сведения устаревают: меняются директор и участники, появляются иски, решения о приостановлении операций по счетам, публикации о банкротстве. Разумно обновлять выписки перед каждой крупной поставкой или новым договором и сохранять каждую версию — по датам в досье видно, что вы следили за партнёром, а не проверили его однажды.

Признаки технической компании

Пункт 5 Постановления Пленума ВАС РФ № 53 перечисляет обстоятельства, которые могут говорить о необоснованной выгоде: невозможность реально выполнить операции с учётом времени, места и ресурсов; отсутствие управленческого или технического персонала, основных средств, производственных активов, складов, транспорта; операции с товаром, который не производился или не мог быть произведён в заявленном объёме.

В переводе на проверку это выглядит так:

• в штате один человек, а договор — на строительство или крупные поставки;
• нет своих или арендованных складов и транспорта при поставках товара;
• директор или участник числится таким же во множестве других компаний;
• налоги уплачиваются в минимальных суммах при большом обороте;
• деньги сразу уходят дальше по цепочке.

Как хранить досье

Досье нужно для того, чтобы через два-три года показать инспектору или суду, почему вы выбрали этого партнёра. Что в нём должно быть:

• выписки и скриншоты из реестров с датой получения;
• копии документов, полученных от контрагента;
• переписка о выборе: коммерческие предложения, сравнение с другими поставщиками;
• сведения о контактном лице: кто вёл переговоры, его полномочия;
• доказательства исполнения: транспортные документы, фото, акты с подписями конкретных людей.

Удобно закрепить порядок проверки внутренним положением: кто проверяет, при какой сумме сделки, кто принимает решение. Для директора это ещё и защита — неразумным суды считают решение, принятое без обычных для деловой практики мер по сбору информации (подробнее — в статье об ответственности директора ООО).

Если вопросы уже задаёт налоговая

Претензии к контрагентам обычно всплывают при выездной проверке или в требовании пояснений. Ответ строится на досье: чем подробнее оно собрано до сделки, тем проще показать реальность операции. Как проходит проверка — в материале о выездной налоговой проверке; что говорить, если вызвали сотрудников, — в статье о допросе в налоговой.

Если спор перерастает в уголовно-правовую плоскость, пороги и основания описаны в материале о статье 199 УК РФ. Регулярную проверку партнёров удобно включить в абонентское юридическое обслуживание. Направление целиком — на странице юридического консалтинга.

Что сделать

1. Определите порог суммы сделки, с которого проверка обязательна.
2. Утвердите перечень реестров и документов для проверки.
3. Сохраняйте выписки и скриншоты с датой получения, а не только вывод «проверено».
4. Запрашивайте у партнёра документы о ресурсах под конкретную сделку.
5. Собирайте доказательства исполнения по каждой поставке или этапу работ.
6. Храните досье вместе с документами по сделке.

Если вы получили требование налоговой о пояснениях по конкретному контрагенту, покажите его адвокату вместе с досье до ответа — записаться на консультацию.